QM: Kompliziertes Regelwerk?

QM-Software beschleunigt und vereinfacht das gesetzlich vorgeschriebene Qualitätsmanagement und lässt Ärzten mehr Zeit für die Behandlung ihrer Patienten. So weit, so schön. Aber worauf ist bei einem QM-System zu achten und was kann es eigentlich genau leisten?
 

Nicht alle Ärzte fühlen sich mit der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems gleichermaßen wohl. Während unserer Beratungsgespräche hören wir immer wieder Fragen zu Kosten und Nutzen, zur Verhältnismäßigkeit in Beziehung zu dem finanziellen und personellen Aufwand.  Das ist nicht verwunderlich, denn Bürokratie ist ein wohlbekanntes Übel im Medizinsektor.

Warum Qualitätsmanagement?
Arbeitsprozesse in den Praxen haken häufig an denselben Stellen: verbrauchtes Material wird nicht fristgerecht bestellt, bestimmte Untersuchungen oder Arbeitsabläufe benötigen mehr Planung und Aufwand als eigentlich nötig und aus Fehlern werden zu selten positive Erkenntnisse abgeleitet und umgesetzt. Ein gutes Qualitätsmanagement-System kann dabei helfen all dies zu verhindern und die Mitarbeiter aktiv in ihrer täglichen Arbeit unterstützen.

Was ein QM-System können muss
Praxen sind zur Durchführung eines Qualitätsmanagements verpflichtet. Viele kommen der ungeliebten Aufgabe gar nicht, andere nur widerstrebend nach. Auf der Beliebtheitsskala rangieren erzwungene Prozesse wie dieser nicht besonders weit oben. Betrachtet man jedoch die Funktionen und Möglichkeiten eines Qualitätsmanagement-Systems genauer, ergeben sich signifikante Vorteile und ein hoher praktischer Nutzen – vorausgesetzt, Unternehmen wissen, worauf zu achten ist. Die überwiegende Mehrzahl der Anwender verfügen über keinerlei Vorbildung in Sachen Qualitätsmanagement. Ein QM-System sollte daher so weit wie möglich in Vorleistung gehen, praktisch strukturiert, vorkonfiguriert und rechtssicher aufgesetzt sein.

Damit das QM-System für die Mitarbeiter eine gute Arbeitshilfe wird, sollten Praxen und Labore bei der Anschaffung auf einige Funktionen achten:

1. Gesetzeskonformität ist oberste Priorität

Das gesamte Qualitätsmanagement orientiert sich eng am Gesetzestext. Es wäre fatal, würde das System dies nicht von allein berücksichtigen. Ändert sich ein Gesetz, läuft der Arzt Gefahr, seine Dokumentation falsch durchzuführen. Das optimale QM-System sollte die Anwender bereits im Vorfeld der Gesetzesnovelle über die Neuerungen informieren und die Vorgaben dann fristgerecht integrieren.

2. Es muss anwenderfreundlich strukturiert sein

QM-Systeme müssen den Verantwortlichen das Leben erleichtern, nicht verkomplizieren. Das ausgewählte System sollte also intuitiv bedienbar sein und das auch von Menschen, die keine diesbezügliche Ausbildung haben, wie es etwa bei Mitarbeitern in kleineren Praxen der Fall ist. Es muss übersichtlich strukturiert sein und sollte gängige Arbeitsprozesse und Symbole verwenden. Auf diese Weise können die Anwender sich schnell und ohne lange und kostenintensive Einarbeitung zurechtfinden und Eingabefehler werden vermieden.

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3. Es sollte verfügbar und von extern aktualisierbar sein

QM-Systeme sind als Software, also über Disc oder Download, oder aber als Software-as-a-Service (SAAS)-Lösungen erhältlich. Bei der letzteren Variante liegt das Programm auf dem Server des Herstellers. Diese Lösung hat den Vorteil, dass das Softwareupdates direkt vom Hersteller erfolgen und weder die Installation selbst, noch die regelmäßigen Updates von den Verantwortlichen der Praxis durchgeführt werden müssen – sie geschehen „über Nacht“, von allein. Ein weiterer Vorteil: SAAS-Lösungen laufen Browser-basiert und sind daher unabhängig von dem Betriebssystem der Praxis.

4. Bitte keine Ordner mehr!

Vorbei die Zeit als Schränke voller Ordner über Jahre aufbewahrt werden mussten. Das ausgewählte System sollte komplett auf den Einsatz von Papier verzichten können. Systeme, die das Ausdrucken und Abheften von Dokumenten erfordern, sind nicht mehr zeitgemäß.

5. Sicherheit der gespeicherten Daten

Der Sicherheit der Daten ist oberste Priorität einzuräumen. Interessenten sollten darauf achten, dass das System auf einem Deutschen Server liegt und der Deutschen Gerichtsbarkeit unterliegt. Von Servern außerhalb der EU ist aus rechtlichen Gründen abzuraten.

Sinnvoll ist es zudem, wenn das Produkt sich so nahtlos wie möglich an die Bedürfnisse der Praxis anpassen lässt. Dazu gehört:

6. Einfache Darstellung der Prozesse

Gute Systeme vermitteln eine Draufsicht auf alle Prozesse, die im Unternehmen ablaufen. Aus der Vogelperspektive erkennen die Verantwortlichen sehr schnell, wo sich Schwachstellen abzeichnen. Diese Prozesse können dann evaluiert und geordnet werden.

7. Hilfe bei der Erstbefüllung

Was muss ich eigentlich genau tun, wenn ich QM mache? Diese Frage stellen sich alle Anwender zu Beginn der QM-Tätigkeit. Einige Systeme sind bereits mit praxisbewährten Beschreibungen von Prozessabläufen vorbefüllt. Diese können übernommen oder angepasst und um eigene Dokumente und Bilder ergänzt werden. Die Nutzer bekommen so einen Eindruck davon, welche Themen und Aspekte in den jeweiligen Rubriken behandelt werden und erhalten erste Empfehlungen für ihre eigenen Inhalte.

8. Klare Zuständigkeiten

Die Übernahme von Verantwortung schafft Motivation im Team und erleichtert den reibungslosen Arbeitsalltag. Verantwortlichkeiten, wie sie etwa in Stellenbeschreibungen definiert sind, können einfach in das QM-System übernommen werden. So sind die Zuständigkeiten für alle einsehbar. Klarheit und Transparenz helfen dabei, Fehler und  Missverständnisse zu vermeiden.

9. Keine Angst vor Begehungen

Führt eine Praxis ein QM-System, können die Verantwortlichen einer Begehung gelassen entgegensehen. Denn alle wesentlichen und notwendigen Unterlagen sind vollständig vorhanden, Prozesse sind umgesetzt und dokumentiert und geltendes Recht wird eingehalten.

10. Keine Aufgaben mehr vergessen

Bei so vielen Faktoren gerät schon mal etwas in Vergessenheit. Ein gutes System erinnert automatisch daran, welche Aufgaben im Rahmen des QM noch zu erledigen sind.

Der Nutzen überwiegt – für jeden

Ein sorgfältig ausgewähltes QM-System kann viel dazu beitragen, den Praxisalltag effizient, frustfrei und gesetzeskonform zu gestalten – ohne dabei einen großen zusätzlichen Aufwand darzustellen.

Nutzen für die Ärzte

• Eine effiziente und standardisierte Organisation schont finanzielle und personelle Ressourcen
• Klarheit und Transparenz führen zu mehr Mitarbeiterzufriedenheit
• Klare Zuständigkeiten reduzieren das Fehlerrisiko
• Das Know-how in der Praxis wird transparenter
• Zusammenarbeit und Kommunikation werden verbessert
• Neuerungen können leichter umgesetzt werden
• Qualitätsmerkmale kontinuierlich überprüft
  
  

Nutzen für Mitarbeiter

• Arbeitsentlastung durch effizientere Organisation der Prozesse
• Mehr Arbeitszufriedenheit durch klare Zuständigkeiten
• Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter
• Erleichterte Urlaubs- und Krankheitsvertretung durch dokumentierte Arbeitsabläufe
• Angenehmes Arbeitsklima durch klare Kommunikation und Transparenz
  
  

Nutzen für Patienten

• Weniger Wartezeit und gezieltere Terminvergabe durch optimierte Prozesse
• Verbesserter Informationsaustausch zwischen der Praxis und anderen Therapieeinrichtungen
• Möglichkeit des Feedbacks im Rahmen einer Patientenbefragung
• Professionelles Beschwerdemanagement
  
  

Völlig zu Unrecht werden also QM-Systeme als notweniges Übel betrachtet, das einen hohen finanziellen und personellen Aufwand mit wenig Nutzen belohnt. Was auf den ersten Blick kompliziert erscheint, entpuppt sich im Alltag als wichtige Bereicherung für die Praxis und die Mitarbeiter und – nicht zuletzt – die Patienten.