Qualitätsmanagement Zahnarztpraxis: Pflicht, Aufbau & Software

Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis ist die systematische Planung, Steuerung und Dokumentation aller Praxisabläufe gemäß § 135a SGB V und der G-BA-Richtlinie, um die Behandlungsqualität und Patientensicherheit sicherzustellen

Eine jüngst veröffentlichte Projektstudie bestätigt: Bürokratische Prozesse kosten die Betreiber von Arzt- und Zahnarztpraxen enorm viel Zeit.

Durchschnittlich ist pro Praxis eine Person 96 Tage mit der Bewältigung bürokratischer Vorgaben beschäftigt. Ein professionalisiertes Qualitätsmanagement (QM) nach DIN EN 15224 kann hier spürbare Abhilfe schaffen. Es beendet das Dokumentenchaos, vermeidet unnötige Papierberge und verschlankt die vorgeschriebenen Abläufe um ein Vielfaches. 

Zeitaufwand für Bürokratie in Zahnarztpraxen (Datenbasis: Projektstudie):

• Gesamtaufwand: 96 Arbeitstage pro Jahr/Person.
• Informationspflichten: 100,27 Tage (Vertragszahnärztlicher Bereich).
• QM-Dokumentation (G-BA): ca. 13 Tage.
• Lösung: Digitales QM reduziert diesen Aufwand durch Vorlagen und Automatisierung signifikant.

QM-Dokumentation (G-BA): ca. 13 Tage.

Bürokratie ist ein bekanntes Übel in Arzt- und Zahnarztpraxen. Nach dem Sozialgesetzbuch (§135 a SGB V) sind Zahnärzte dazu verpflichtet ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis zu pflegen. Nun hat die Projektstudie „Mehr Zeit für Behandlung“ die Belastung der Praxen analysiert. 100,27 Tage benötigen diese laut Studie für die Informationspflichten im Rahmen der gemeinsamen Selbstverwaltung im vertragszahnärztlichen Bereich. Knapp 60 Tage entfallen auf zahnarztspezifische Genehmigungen, 28 Tage auf allgemeine Dokumentationspflichten und fast 13 Tage werden für das Qualitätsmanagement nach G-BA Richtlinie benötigt. Für viele Praxen eine schmerzhaft hohe Belastung. Die Anforderungen an ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement in der vertragszahnärztlichen Versorgung des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA) sind hoch und fordern den Betroffenen viel ab.

Inhaltsverzeichnis

QM-Pflicht in der Zahnarztpraxis: Diese gesetzlichen Grundlagen gelten

Jede Zahnarztpraxis, die an der vertragszahnärztlichen Versorgung teilnimmt, ist gesetzlich zur Einführung eines einrichtungsinternen Qualitätsmanagements verpflichtet. Rechtsgrundlage ist § 135a SGB V – diese Pflicht besteht für Vertragszahnärztinnen und Vertragszahnärzte bereits seit 2006. Was das konkret bedeutet, regelt die Qualitätsmanagement-Richtlinie (QM-RL) des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA).

Die QM-Richtlinie des G-BA

Die QM-RL ist sektorenübergreifend aufgebaut: Teil A enthält die grundsätzlichen Anforderungen für alle Versorgungsbereiche, Teil B, Anlage 2 die spezifischen Konkretisierungen für die vertragszahnärztliche Versorgung. Die aktuell maßgebliche Neufassung trat am 21. Juli 2023 in Kraft, eine weitere Änderung am 20. April 2024. In der Richtlinie sind die verpflichtenden Methoden und Instrumente des QM festgelegt – von der Prozessbeschreibung über das Fehler- und Risikomanagement bis hin zur 2020 ergänzten Prävention von und Hilfe bei Missbrauch und Gewalt.

Zwei Prüfverfahren, die Sie nicht verwechseln sollten

In der Praxis werden zwei voneinander unabhängige Kontrollen häufig durcheinandergebracht:

Für das Qualitätsmanagement ist die QM-Stichprobenprüfung relevant: Werden Sie ausgewählt, weisen Sie den Umsetzungsstand Ihres QM anhand des offiziellen Erhebungs- bzw. Selbstbewertungsbogens nach, den der G-BA in Anlage II der QM-RL vorgibt.

Pflicht ist nicht gleich Zertifizierung

Wichtig zu wissen: Die gesetzliche Pflicht verlangt ein funktionierendes einrichtungsinternes QM – nicht zwingend eine Zertifizierung. Eine freiwillige Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 oder der gesundheitsspezifischen DIN EN 15224 kann den Aufbau strukturieren und nach außen sichtbar machen, ist aber keine gesetzliche Voraussetzung. Sie sind in der Wahl des QM-Systems frei, solange die Inhalte der QM-RL des G-BA erfüllt sind.

Einen vollständigen Überblick über die einzelnen QM-Aufgaben im Detail finden Sie in unserem Leitfaden.

Die wichtigsten QM-Methoden in der Zahnarztpraxis

Die QM-Richtlinie des G-BA gibt keine starre Software vor, sondern eine Reihe von Methoden und Instrumenten, mit denen Praxen ihr Qualitätsmanagement umsetzen. Welche davon zum Einsatz kommen, entscheidet jede Praxis individuell – die folgenden neun Methoden bilden den praxiserprobten Kern für die Zahnarztpraxis.

1. PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act)
   Der PDCA-Zyklus ist das methodische Rückgrat jedes QM: planen, umsetzen, überprüfen, anpassen. Beispiel: Sie führen ein neues Recall-System ein (Plan), setzen es um (Do), messen die Wiederbestellquote nach drei Monaten (Check) und justieren die Erinnerungsintervalle nach (Act).
2. Prozessbeschreibungen und Standardarbeitsanweisungen (SOPs)
   Wiederkehrende Abläufe werden schriftlich festgelegt – von der Patientenaufnahme bis zur Aufbereitung von Instrumenten. So arbeiten alle nach demselben Standard, und neue Mitarbeitende sind schneller eingearbeitet.
3. Checklisten
   Checklisten sichern fehleranfällige Routinen ab: Notfallkoffer-Kontrolle, Hygiene-Tagesabschluss, Praxisbegehung. Sie sind das einfachste und zugleich wirksamste QM-Instrument.
4. Hygienemanagement
   Für die Zahnarztpraxis besonders kritisch: Hygieneplan nach RKI-Empfehlungen, validierte Aufbereitung von Medizinprodukten nach MPBetreibV und die strikte Trennung von rein und unrein. Das Hygienemanagement ist regelmäßig Schwerpunkt bei Begehungen.
5. Internes Audit und Praxisbegehung
   In regelmäßigen Selbstbewertungen prüft die Praxis, ob Prozesse eingehalten und Vorgaben erfüllt werden. Ein gut geführtes internes Audit ist zugleich die beste Vorbereitung auf die KZV-Stichprobenprüfung und externe Begehungen.
6. Fehler- und Risikomanagement (CIRS)
   Über ein Fehlermeldesystem (CIRS – Critical Incident Reporting System) werden Beinahe-Vorfälle anonym erfasst und ausgewertet. Ziel ist nicht Schuldzuweisung, sondern das Lernen aus Fehlern, bevor ein Patientenschaden entsteht.
7. Patientenbefragung und Beschwerdemanagement
   Strukturierte Rückmeldungen zeigen, wo die Versorgung aus Patientensicht hakt. Ein definierter Umgang mit Beschwerden verwandelt Kritik in konkrete Verbesserungen.
8. Notfallmanagement
   Klare Abläufe für medizinische Notfälle, regelmäßig geschultes Team und geprüfte Notfallausstattung – inklusive zahnmedizinischer Besonderheiten wie Aspirationsnotfällen.
9. Team- und Fortbildungsmanagement
   Regelmäßige Teambesprechungen, dokumentierte Fortbildungen und klar geregelte Zuständigkeiten halten das QM lebendig. Ein QM, das nur im Handbuch existiert, erfüllt seinen Zweck nicht.

In der Praxis greifen diese Methoden ineinander – und genau hier setzt ein digitales QM-System an: Es bündelt Prozesse, Checklisten, Fehlermeldungen und Fristen an einem Ort und erinnert das Team automatisch an anstehende Aufgaben. Welche Funktionen dabei den Unterschied machen, lesen Sie im nächsten Abschnitt.

QM in der Zahnarztpraxis aufbauen – in 7 Schritten

Der Aufbau eines Qualitätsmanagements in der Zahnarztpraxis gelingt in sieben aufeinander aufbauenden Schritten – von der Benennung der Verantwortlichen bis zur kontinuierlichen Verbesserung. Wer strukturiert vorgeht, erfüllt nicht nur die Anforderungen der QM-Richtlinie des G-BA, sondern schafft spürbare Entlastung im Praxisalltag. Die folgende Anleitung führt Sie Schritt für Schritt durch die Einführung.

1. Verantwortlichkeiten klären und QM-Beauftragten benennen
   Bestimmen Sie zu Beginn, wer das QM federführend betreut. In den meisten Praxen übernimmt eine QM-Beauftragte bzw. ein QM-Beauftragter (QMB) die Koordination, während die Praxisleitung die Gesamtverantwortung trägt. Klare Zuständigkeiten von Anfang an verhindern, dass das QM später im Alltag versandet.
2. Ist-Zustand analysieren
   Verschaffen Sie sich einen Überblick über bestehende Abläufe und vorhandene Dokumente. Der offizielle Erhebungs- bzw. Selbstbewertungsbogen aus Anlage II der QM-Richtlinie ist dafür ein idealer Startpunkt – er zeigt schwarz auf weiß, wo Ihre Praxis bereits gut aufgestellt ist und wo Lücken bestehen.
3. Qualitätsziele festlegen
   Definieren Sie konkrete, messbare Ziele nach dem SMART-Prinzip. Statt „bessere Hygiene” etwa: „lückenlose Dokumentation aller Sterilisationschargen bis Quartalsende”. Messbare Ziele machen Fortschritt überprüfbar und sind Grundlage des späteren internen Audits.
4. Prozesse dokumentieren und QM-Handbuch aufbauen
   Halten Sie wiederkehrende Abläufe als Prozessbeschreibungen und Arbeitsanweisungen fest – Patientenaufnahme, Hygiene, Aufbereitung von Medizinprodukten, Notfallmanagement. Diese Dokumente bilden den Kern Ihres QM-Handbuchs. Tipp: Mit vorbefüllten Mustervorlagen sparen Sie sich das Schreiben bei null und passen nur an, was praxisspezifisch ist.
5. Team schulen und einbinden
   Ein QM-System funktioniert nur, wenn das ganze Team es mitträgt. Schulen Sie alle Mitarbeitenden auf die neuen Prozesse, machen Sie Zuständigkeiten transparent und holen Sie Rückmeldungen aus dem Praxisalltag ein. Akzeptanz entsteht durch Beteiligung, nicht durch Anordnung.
6. QM im Praxisalltag umsetzen
   Jetzt geht das System in den Echtbetrieb: Checklisten werden genutzt, Fehler über das CIRS gemeldet, Nachweise laufend dokumentiert. Entscheidend ist, dass das QM gelebt und nicht nur abgeheftet wird – ein Handbuch im Schrank erfüllt keine einzige Anforderung.
7. Überprüfen, auditieren und kontinuierlich verbessern
   Schließen Sie den PDCA-Zyklus: Prüfen Sie in regelmäßigen internen Audits, ob Ziele erreicht und Prozesse eingehalten werden, und leiten Sie Verbesserungen ab. Ein gut geführtes internes Audit ist zugleich die beste Vorbereitung auf die KZV-Stichprobenprüfung, die alle zwei Jahre vier Prozent der Praxen trifft.

So aufgebaut, wird das Qualitätsmanagement vom lästigen Pflichtprogramm zum echten Werkzeug. Ein digitales QM-System unterstützt vor allem die Schritte 4 bis 7: Es liefert fertige Vorlagen für das Handbuch, dokumentiert revisionssicher, erinnert automatisch an fällige Aufgaben und hält Sie jederzeit prüfungsbereit. Eine kompakte Übersicht für den Einstieg finden Sie in unserer Checkliste zur QM-Einführung.

QM Zahnarztpraxis – Was muss es können?

Praxen sind verpflichtet, ein Qualitätsmanagement durchzuführen. Viele kommen der ungeliebten Aufgabe gar nicht, andere nur widerstrebend nach. Auf der Beliebtheitsskala rangieren erzwungene Prozesse wie diese etwa auf einer Stufe mit Bilanzen oder Steuerprüfungen. Betrachtet man die Funktionen und Möglichkeiten eines Qualitätsmanagement-Systems jedoch genauer, ergeben sich viele Vorteile und ein hoher praktischer Nutzen – vorausgesetzt, Unternehmen wissen, auf welche Schritte zu achten ist.

Denn QM Systeme können einen enormen Teil dazu beitragen, die Arbeit in Praxen effizient, frustfrei und gesetzeskonform zu gestalten – ohne dabei einen großen zusätzlichen Aufwand darzustellen oder gar aufwändige IT-Schulungen nötig zu machen. Nicht nur die Vorgaben des Gemeinsamen Bundesausschusses müssen erfüllt werden. Richtig aufgesetzt ist ein sinnvolles Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis eine enorme Arbeitserleichterung. Arbeitsprozesse in den Praxen haken häufig an denselben Stellen: verbrauchtes Material wird nicht fristgerecht bestellt, bestimmte Untersuchungen oder Arbeitsabläufe benötigen mehr Planung und Aufwand, als eigentlich nötig sein dürfte und aus Fehlern werden zu selten positive Erkenntnisse abgeleitet und umgesetzt. Ein gutes Qualitätsmanagement-System kann dabei helfen, all dies zu verhindern und die Praxis aktiv zu unterstützen. Ein starres QM-Handbuch, das nicht genutzt wird, ist dabei nicht hilfreich.

Bei der Auswahl sollten Betriebe auf einige Funktionen besonders achten:

1. Gesetzeskonformität / gesetzliche Vorgaben

Das gesamte Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis orientiert sich eng am Gesetzestext. Ein professionelles QM-System muss Neuerungen so kurzfristig wie möglich integrieren – bestenfalls automatisch und in Echtzeit. Dabei genügt es nicht, nur die QM-Richtlinie des G-BA zu beachten. Ein vollständiges System deckt zwingend auch die RKI-Richtlinien (Robert Koch-Institut) für Hygiene und Infektionsprävention sowie die Anforderungen der MDR (Medical Device Regulation) für den Umgang mit Medizinprodukten ab. vismed. QM bündelt diese komplexen Vorgaben, sodass Sie als Vertragszahnarzt bei Audits stets auf der sicheren Seite sind.

2. Anwenderfreundlichkeit

QM-Systeme müssen den Verantwortlichen das Leben erleichtern, nicht erschweren. Alles andere ist nicht akzeptabel. Das gilt für behandelnde Ärzte, Zahnmedizinische Fachangestellte und das Sekretariat. Das ausgewählte System sollte also wirklich intuitiv bedienbar sein. Es sollte übersichtlich sein und gängige Arbeitsprozesse und Symbole verwenden, damit die Anwender sich schnell und ohne lange und kostenintensive Einarbeitung zurechtfinden und Eingabefehler möglichst ausgeschlossen sind. Nur auf diese Weise wird Ihnen die Praxisführung erleichtert und es bleibt mehr Zeit für die Patienten, die Mitarbeiterführung und die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens.

3. Verfügbarkeit

QM-Systeme sind als Software- oder als Software-as-a-Service (SAAS)-Lösungen erhältlich. Letztere hat den Vorteil, dass das Softwareupdates direkt vom Hersteller erfolgen und weder das Programm selbst, noch die Updates von den Verantwortlichen der Praxis durchgeführt werden müssen. SAAS-Lösungen laufen Browser-basiert, sie laufen also unabhängig vom verwendeten Betriebssystem der Praxis.

4. Ablageform

Das ausgewählte System sollte komplett auf den Einsatz von Papier verzichten können. Systeme, die das Ausdrucken und Abheften von Dokumenten erfordern, sind nicht mehr zeitgemäß. Auch die CD-ROM hat seit vielen Jahren aus gutem Grund ausgedient. Hier gibt es in der Praxis verschiedene Methoden und Ansätze, die große Verbesserung bringen.

5. Datensicherheit

Der Sicherheit der Daten ist oberste Priorität eines QM-Systems. Interessenten sollten darauf achten, dass das System in einem ISO-zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland gehostet wird und der deutschen Gerichtsbarkeit unterliegt. Dies ist entscheidend für Ihre Rechtssicherheit: Nur eine revisionssichere, manipulationsgeschützte Dokumentation schützt Sie im Haftungsfall vor der gefürchteten Beweislastumkehr. Gehen Daten verloren oder sind sie nachträglich veränderbar, liegt die Beweislast beim Arzt – ein vermeidbares Risiko. Mit serverseitigen Backups und höchsten Verschlüsselungsstandards erfüllen Sie alle Anforderungen an Datenschutz und Forensik.

Sinnvoll ist es zudem, wenn das einrichtungsinterne Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis sich so nahtlos wie möglich an die jeweiligen Bedürfnisse anpassen lässt. Dazu gehört:

6. Prozessoptimierung

Gute Systeme vermitteln eine Draufsicht auf alle Prozesse, die im Unternehmen ablaufen und ermöglichen somit eine Analyse des Ist-Zustandes detailliert. Aus der Vogelperspektive erkennen die Verantwortlichen sehr schnell, wo sich Schwachstellen abzeichnen. Diese Prozesse können dann evaluiert und geordnet werden. Ein PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) ist empfehlenswert. So kann sich der Qualitätskreislauf zahnärztlicher Einrichtungen fortlaufend verbessern und Sie bei der Berufsausübung bestmöglich unterstützen.

7. Praxisnähe

Was muss ich eigentlich tun, wenn ich Qualitätsmanagement in der Arztpraxis mache? Diese Frage stellen sich alle Anwender zu Beginn ihrer QM-Tätigkeit. Einige Systeme sind bereits mit praxisbewährten Beschreibungen von Prozessabläufen vorbefüllt. Diese kann übernommen oder angepasst und um eigene Dokumente und Bilder ergänzt werden. Somit trägt es bereits ab dem ersten Tag zur Qualitätsförderung bei.

Auf unserer Webseite finden Sie viele weitere Informationen darüber, wie Sie praxisnah von unserer QM-Lösung profitieren werden. Hier können Sie auch einen Blick in konkrete Arbeitsanweisungen und Unterstützungssysteme werfen, die wir Ihnen und Ihrer Organisation gerne in unserer kostenfreien Demo erläutern.

8. Zuständigkeiten

Die Übernahme von Verantwortung schafft Motivation im Team und erleichtert den reibungslosen Arbeitsalltag. Verantwortlichkeiten, wie sie bspw. in den Stellenbeschreibungen festgelegt sind, können dann in das QM-System übernommen werden. So werden die Zuständigkeiten für alle offensichtlich und die Klarheit und Transparenz hilft, Fehler und Missverständnisse zu vermeiden.

9. Begehungen

Führen Zahnärzte ein QM-System, können Ärzte und Laborleiter möglichen Begehungen gelassen entgegensehen. Denn alle wesentlichen und notwendigen Unterlagen sind vollständig vorhanden, Prozesse sind umgesetzt und dokumentiert und geltendes Recht wird eingehalten.

10. Erinnerungsfunktion

Bei so vielen Faktoren gerät schon mal etwas in Vergessenheit. Auch hier hilft ein ordentliches System und erinnert automatisch daran, welche Aufgaben im Rahmen des QM noch zu erledigen sind.

Sie wollen mehr über die QM-Aufgaben im Detail erfahren?

Qualitätsmanagement Zahnarztpraxis – Geringer Aufwand, hoher Nutzen 

Zu Unrecht werden also QM-Systeme als notwendiges Übel betrachtet, das einen hohen finanziellen und personellen Aufwand mit wenig Nutzen belohnt. Nehmen wir ein Beispiel aus der Praxis. vismed. QM basiert auf den langjährigen Erfahrungen ausgewiesener QM-Experten. Es ist, anders als andere Lösungen, bereits komplett mit Praxis- und Labor-erprobten Inhalten gefüllt, die Qualitätsmanager/innen sofort einsetzen und individuell anpassen können. Es wird als SAAS-Lösung angeboten und funktioniert browserbasiert. Das hat den Vorteil, dass keine Installationen durchgeführt werden müssen, die Anwender loggen sich lediglich ein. Wesentlich wichtiger jedoch ist die Tatsache, dass Gesetzesänderungen vom Hersteller aktuell in die Software eingefügt werden und so für den Arzt ganz einfach beim nächsten Start verfügbar sind.

Alle Arbeitsprozesse im Blick
Eine Aufsicht der aktuellen Prozesse gibt den Mitarbeitern Auskunft darüber, welche organisatorischen Prozesse durchlaufen und durchleuchtet werden müssen und wo nachgebessert werden sollte.

Über die optional verfügbare Mitteilungszentrale können Mitteilungen an einzelne oder alle Mitarbeiter verschickt und bei Bedarf als Arbeitsanweisung klassifiziert werden. Eine solche muss im Nachgang von den Mitarbeitern als „gelesen und verstanden“ quittiert werden.

Für eine einfachere Dokumentation können eigene Dokumente und Bilder in das System eingespielt werden. Mitarbeiter erhalten eigene Zugänge mit individuellen Rechten für die Einsicht oder Bearbeitung von Dokumenten.

Datensicherheit hat höchste Priorität
Alle Daten werden in einem hochsicheren und hochverfügbaren Rechenzentrum mit Sitz in Deutschland gespeichert und unterliegen damit der deutschen Datenschutzgesetzgebung. Das gesamte System ist durch hohe sicherheitstechnische Standards und Maßnahmen wie etwa SSL-Verschlüsselung gegen fremde Zugriffe abgesichert. Außerdem werden tägliche Backups erstellt.

Was auf den ersten Blick kompliziert und lästig erscheint, kann sich im Alltag als wichtige Bereicherung erweisen und überdies Zeit sparen – die dann wiederum für das Eigentliche genutzt werden kann: die Patienten.
Qualitätsmanagement Zahnarztpraxis – Intelligentes Dental QM

Weitere Informationen und einen Demo-Zugang über vismed. QM erhalten Sie hier. Wir laden Sie herzlich ein sich umfangreich über das Qualitätsmanagement der Arztpraxis bei uns zu informieren.

Bei Fragen und Anregungen stehen wir Ihnen gerne per Telefon, oder unter der E-Mail Adresse info@vismed.de zur Verfügung. Wir wollen Ihr Ansprechpartner zum Thema Qualitätsmanagement sein!

Hier finden Sie die Studie „Mehr Zeit zur Behandlung“

FAQ – die häufigsten Fragen zum Dental-QM

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Ümit K.

Gründer und Geschäftsführer der vismed. GmbH. Seit über 15 Jahren im Bereich des Qualitätsmanagements mit eigener mehrfach ausgezeichneten QM-Software am Markt.
Zertifizierter QM-Beauftragter und Auditor (TÜV).

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