Qualitätsmanagement-Audit in Gesundheitseinrichtungen

Im Gesundheitswesen ist die Qualitätssicherung ein entscheidender Erfolgsfaktor – für die Patientensicherheit ebenso wie für die Effizienz in Arztpraxen, Pflegeeinrichtungen und medizinischen Versorgungszentren. Ein zentrales Werkzeug zur Sicherstellung und kontinuierlichen Verbesserung der Qualität ist das Qualitätsmanagement-Audit. Dabei werden interne Prozesse und Standards gezielt überprüft, Schwachstellen identifiziert und Potenziale ausgeschöpft. Erfahren Sie in diesem Artikel, wie ein Audit abläuft, welche Vorteile es für Ihre Einrichtung hat und wie die digitale QM-Software von vismed. Sie dabei unterstützt, Audits zeitsparend und strukturiert durchzuführen. Vereinbaren Sie noch heute eine kostenfreie und unverbindliche Demo, um die Möglichkeiten eines modernen QM-Systems kennenzulernen.

Qualitätsmanagement-Audit: Unverzichtbarer Baustein für Patientensicherheit und Erfolg

Ein funktionierendes Qualitätsmanagement ist im Gesundheitswesen essenziell – für die Sicherheit der Patienten, den reibungslosen Ablauf in Arztpraxen und Einrichtungen sowie für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Ein Qualitätsmanagement-Audit ist dabei der Schlüssel, um die Wirksamkeit des QM-Systems zu überprüfen und kontinuierlich zu verbessern. Für Arztpraxen, medizinische Versorgungszentren (MVZ) und Pflegeeinrichtungen sind Audits zudem wertvolle Instrumente zur Sicherstellung und Steigerung der Servicequalität.

Im Rahmen eines Audits wird das Qualitätsmanagementsystem daraufhin geprüft, ob es die festgelegten Standards und Normen einhält und optimal auf die Praxisbedürfnisse abgestimmt ist. Auch interne Audits spielen hier eine zentrale Rolle, um frühzeitig Potenziale und Schwachstellen zu identifizieren und praxisgerecht anzugehen. Erfahren Sie, wie Sie mit der digitalen QM-Lösung von vismed. den Auditprozess effizient und unkompliziert gestalten und damit Zeit und Ressourcen sparen. Testen Sie noch heute die vismed.-Software und erleben Sie eine neue Art des Qualitätsmanagements – unverbindlich und kostenfrei!

Lesetipp: Erfahren Sie alles über das Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis.

Auditarten im Qualitätsmanagement: Internes und externes Qualitätsmanagement-Audit im Überblick

Die regelmäßige Durchführung von Audits im Qualitätsmanagement (QM) ist im Gesundheitswesen unerlässlich, um die Einhaltung hoher Qualitätsstandards sicherzustellen und kontinuierlich zu verbessern. Die Auditarten im Qualitätsmanagement lassen sich grundlegend in interne und externe Audits unterteilen. Beide Ansätze haben jeweils unterschiedliche Ziele und Anforderungen, die im Folgenden ausführlicher erläutert werden.

1. Internes Audit: Qualitätssicherung durch eigene Überprüfung

Das interne Audit wird von der Einrichtung selbst durchgeführt, häufig durch interne Auditoren oder speziell geschulte Mitarbeiter. Ziel eines internen Audits ist es, regelmäßig die eigenen Prozesse und Abläufe auf den Prüfstand zu stellen. Auf diese Weise können potenzielle Schwachstellen frühzeitig identifiziert und intern adressiert werden, bevor es zu externen Überprüfungen kommt.

Vorteile eines internen Audits:

• Früherkennung von Optimierungspotenzialen: Interne Audits ermöglichen es Praxen, Schwächen und Chancen für Verbesserungen eigenständig zu erkennen und gezielt anzugehen.
• Förderung der kontinuierlichen Verbesserung: Durch regelmäßige Überprüfung wird sichergestellt, dass die Qualität der Prozesse und Dienstleistungen stetig weiterentwickelt wird.
• Flexibilität und Praxisbezug: Ein internes Audit kann an die spezifischen Bedürfnisse und Gegebenheiten der Praxis angepasst werden und bietet somit eine praxisorientierte Qualitätssicherung.

Mit einer digitalen QM-Lösung wie der von vismed. lassen sich interne Audits effizient und strukturiert planen und dokumentieren. Die Software unterstützt mit Checklisten und Vorlagen, sodass alle wesentlichen Prüfungen abgedeckt sind. So können Sie intern jederzeit den Überblick behalten und gezielt Maßnahmen ergreifen.

2. Externes Audit: Objektive Prüfung durch unabhängige Stellen

Das externe Audit wird in der Regel durch eine unabhängige Zertifizierungsstelle oder externe Auditoren durchgeführt. Hierbei steht die Einhaltung anerkannter Standards und Normen, wie etwa der ISO 9001 oder DIN EN 15224, im Mittelpunkt. Für viele medizinische Einrichtungen ist das externe Audit eine Voraussetzung, um zertifiziert zu werden und damit nach außen ein hohes Qualitätsniveau nachzuweisen. Externe Audits sind oft verpflichtend, etwa im Rahmen von Hygienevorschriften oder bei speziellen Zertifizierungsprogrammen.

Vorteile eines externen Audits:

• Nachweis der Normkonformität: Ein erfolgreich absolviertes externes Audit bestätigt die Erfüllung festgelegter Qualitätsstandards, was sowohl intern als auch extern Vertrauen schafft.
• Objektive Beurteilung: Da das Audit von unabhängigen Stellen durchgeführt wird, erhalten Sie eine objektive Einschätzung Ihrer QM-Maßnahmen und Prozesse.
• Wettbewerbsvorteil und Imagegewinn: Eine Zertifizierung wirkt sich positiv auf das Image und die Wettbewerbsfähigkeit der Praxis oder Einrichtung aus und stärkt das Vertrauen der Patienten.

Mit vismed. können Sie alle nötigen Dokumente und Aufzeichnungen für das externe Audit übersichtlich verwalten und sich gezielt auf Prüfungen vorbereiten. Eine strukturierte und effiziente Organisation der Unterlagen ermöglicht es, dem externen Auditor einen umfassenden Überblick zu geben und den Auditprozess zu beschleunigen.

Hier alles über ein Audit in der Pflege erfahren.

Die Vorteile einer kombinierten Auditstrategie im Gesundheitswesen

In der Praxis erweist sich die Kombination aus internen und externen Audits als besonders wertvoll. Während interne Audits die kontinuierliche Verbesserung vorantreiben, bietet das externe Audit eine unabhängige und normative Absicherung. Für Einrichtungen, die durchgehend auditkonform arbeiten möchten, empfiehlt es sich, eine umfassende Auditstrategie zu etablieren, die beide Auditarten integriert.

Mit vismed. zur Audit-Exzellenz: Die vismed.-QM-Software erleichtert die ganzheitliche Umsetzung dieser Auditstrategie. Durch Funktionen zur Planung, Dokumentation und Nachbereitung sind Sie auf interne und externe Audits optimal vorbereitet und können alle nötigen Informationen jederzeit abrufen.

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Effiziente Vorbereitung und Durchführung eines Qualitätsmanagement-Audits

Eine sorgfältige Vorbereitung und strukturierte Durchführung eines Qualitätsmanagement-Audits sind im Gesundheitswesen entscheidend, um den Auditprozess reibungslos und erfolgreich zu gestalten. Für Arztpraxen, Pflegeeinrichtungen und medizinische Versorgungszentren bietet das Audit eine wertvolle Möglichkeit, die Einhaltung von Qualitätsstandards zu überprüfen und Prozesse gezielt zu optimieren. Die digitale Unterstützung durch eine spezialisierte QM-Software wie die von vismed. kann den gesamten Prozess erheblich vereinfachen und die Effizienz steigern. Im Folgenden finden Sie einen Leitfaden, wie Sie ein Qualitätsmanagement-Audit optimal vorbereiten und erfolgreich durchführen.

Auditplanung: Strukturierte Vorbereitung als Schlüssel zum Erfolg

Die Auditplanung ist die Grundlage für ein erfolgreiches Audit. In dieser Phase werden die Rahmenbedingungen festgelegt, Verantwortlichkeiten definiert und alle notwendigen Unterlagen und Dokumentationen zusammengestellt. Die Planung ist entscheidend, da sie den Ablauf strukturiert und potenzielle Schwachstellen frühzeitig sichtbar macht.

Wichtige Schritte in der Auditplanung:

• Festlegung des Auditumfangs: Welche Bereiche und Prozesse sollen geprüft werden? Dieser Schritt legt fest, welche spezifischen Abteilungen, wie beispielsweise die Patientenaufnahme oder die Hygiene, in den Fokus genommen werden.
• Definition der Ziele und Kriterien: Was soll das Audit erreichen, und an welchen Standards wird es gemessen? Im Gesundheitswesen spielen Normen wie ISO 9001 oder DIN EN 15224 sowie gesetzliche Vorgaben eine große Rolle.
• Rollenverteilung und Terminplanung: Verantwortliche Personen, einschließlich interner Auditoren und Abteilungsleiter, sollten rechtzeitig informiert und klare Verantwortlichkeiten zugewiesen werden. Die Terminplanung sorgt dafür, dass das Audit nahtlos in den Praxisalltag integriert werden kann.

Die QM-Software von vismed. bietet hier wertvolle Unterstützung, indem sie Checklisten, Vorlagen und Erinnerungsfunktionen bereitstellt. Dies erleichtert es Ihnen, die notwendigen Schritte fristgerecht zu organisieren und nichts Wichtiges zu übersehen.

Vorbereitung der Dokumentation: Transparente und vollständige Unterlagen

Eine umfassende und gut strukturierte Dokumentation ist essentiell für jedes Audit. Hierzu zählen Verfahrensanweisungen, Protokolle, Arbeitsanweisungen sowie Nachweise über vergangene Audits oder Maßnahmenpläne. Die Dokumentation muss den Auditkriterien entsprechen und sollte so aufbereitet sein, dass Auditoren sich schnell einen Überblick verschaffen können.

Tipp: Informieren Sie sich hier über ein digitales Qualitätsmanagement im Gesundheitswesen.

Best Practices für die Dokumentation:

• Zentralisierung und Aktualisierung von Unterlagen: Alle relevanten Dokumente sollten zentral an einem Ort gesammelt und regelmäßig aktualisiert werden. Eine digitale QM-Software wie vismed. ermöglicht es, sämtliche Dokumente übersichtlich zu verwalten und in Echtzeit auf den neuesten Stand zu bringen.
• Zugriff und Transparenz gewährleisten: Damit Auditoren alle Informationen schnell finden, ist ein klar strukturiertes Ablagesystem notwendig. Mit vismed. können Sie alle Dokumente digital ablegen und bestimmten Nutzern gezielt Zugriffsrechte zuweisen.
• Frühzeitige Vorbereitung auf spezifische Auditfragen: Insbesondere im Gesundheitswesen gibt es häufig spezielle Anforderungen, etwa zur Hygiene oder zur Patientensicherheit. Eine gezielte Vorbereitung auf solche Schwerpunktthemen kann später im Audit Zeit sparen und mögliche Beanstandungen vermeiden.

Durchführung des Audits: Systematische Prüfung und Analyse der Prozesse

Während der Durchführung des Audits erfolgt die eigentliche Prüfung der Dokumentation und Prozesse. Der Auditor überprüft, ob die Praxisabläufe den definierten Qualitätsstandards und Normen entsprechen. Ein strukturierter Ablauf während des Audits ermöglicht es, alle relevanten Punkte zu prüfen und sich ein vollständiges Bild von der QM-Situation der Einrichtung zu machen.

Typische Phasen der Auditdurchführung:

• Eröffnungsbesprechung: Zu Beginn des Audits findet ein kurzes Gespräch statt, um den Auditablauf zu erläutern, den Geltungsbereich festzulegen und offene Fragen zu klären. In dieser Phase werden auch Verantwortliche und Ansprechpartner vorgestellt.
• Prozessprüfung und Interviews: Der Auditor analysiert die Prozesse vor Ort und führt Interviews mit Mitarbeitern, um deren Wissen und die Praxisanwendung des QM-Systems zu bewerten. Dies ist besonders im Gesundheitswesen wichtig, wo spezifische Vorgaben für die Patientensicherheit und Hygiene beachtet werden müssen.
• Beobachtung und Dokumentenanalyse: Die Sichtung und Analyse der bereitgestellten Unterlagen ist eine zentrale Komponente des Audits. Digitale QM-Systeme wie vismed. bieten den Vorteil, dass Dokumente schnell zugänglich und vollständig digital bereitgestellt werden können, was den Aufwand für alle Beteiligten reduziert.
• Abschlussbesprechung: In einem abschließenden Gespräch werden die wichtigsten Beobachtungen, eventuelle Abweichungen und die nächsten Schritte besprochen. Hier können bereits erste Maßnahmen zur Verbesserung festgelegt und Verantwortlichkeiten zugeordnet werden.

Nachbereitung und Maßnahmenplanung: Optimierung für künftige Audits

Die Nachbereitung eines Audits ist mindestens genauso wichtig wie die Durchführung selbst. In dieser Phase werden die Ergebnisse analysiert, dokumentiert und erforderliche Verbesserungsmaßnahmen festgelegt. Eine gründliche Nachbereitung hilft, Schwachstellen gezielt anzugehen und das Qualitätsmanagementsystem langfristig zu stärken.

Wichtige Schritte in der Nachbereitung:

• Erstellung eines Auditberichts: Der Bericht sollte alle Ergebnisse, Beobachtungen und festgestellten Abweichungen detailliert dokumentieren. Mit vismed. können Sie den Auditbericht digital erstellen und diesen einfach verwalten und abrufen.
• Maßnahmenkatalog und Verantwortlichkeiten: Für jede festgestellte Abweichung sollte eine entsprechende Maßnahme geplant und eine verantwortliche Person zugewiesen werden. Die vismed.-Software erinnert automatisch an fällige Maßnahmen und erleichtert die Verfolgung und Kontrolle.
• Follow-up und Dokumentation der Maßnahmenumsetzung: Zur Qualitätssicherung ist es notwendig, nach einigen Wochen oder Monaten die Umsetzung der Maßnahmen zu prüfen und den Erfolg zu dokumentieren. Durch automatische Erinnerungen und Statusanzeigen unterstützt vismed. Sie dabei, alle Maßnahmen fristgerecht nachzuverfolgen.

Mit vismed. zu einem effizienten Auditprozess

Durch den Einsatz einer digitalen QM-Software wie vismed. können Sie den gesamten Auditprozess – von der Planung über die Durchführung bis zur Nachbereitung – strukturiert und effizient gestalten. vismed. bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Auditdokumente zentral zu speichern, Checklisten zu nutzen und Maßnahmen systematisch zu verfolgen. So können Sie sicherstellen, dass Ihr Qualitätsmanagement den hohen Anforderungen im Gesundheitswesen gerecht wird und Ihre Praxis oder Einrichtung optimal auf Audits vorbereitet ist.

Möchten Sie die Vorteile von vismed. in der Praxis erleben? Fordern Sie jetzt eine kostenfreie und unverbindliche Demo an und machen Sie den ersten Schritt zu einem auditkonformen und zukunftssicheren Qualitätsmanagementsystem.

Die Vorteile der Auditierung im Qualitätsmanagement für das Gesundheitswesen

Die regelmäßige Auditierung im Qualitätsmanagement (QM) ist im Gesundheitswesen ein zentraler Bestandteil, um hohe Standards und eine gleichbleibende Qualität zu gewährleisten. Qualitätsaudits bieten weit mehr als die Überprüfung und Einhaltung von Normen; sie sind wertvolle Instrumente zur Prozessoptimierung, zur Erhöhung der Patientensicherheit und zur langfristigen Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit. Durch die Durchführung interner und externer Audits können Praxen und medizinische Einrichtungen Stärken fördern, Schwachstellen gezielt adressieren und ein Vertrauensverhältnis zu Patienten und Mitarbeitern aufbauen. Die Vorteile der Auditierung im QM für das Gesundheitswesen sind umfassend und zeigen sich in verschiedenen Aspekten.

Erhöhung der Patientensicherheit und -zufriedenheit

Patientensicherheit ist oberstes Gebot im Gesundheitswesen. Ein regelmäßiges Qualitätsmanagement-Audit hilft, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und Sicherheitsstandards einzuhalten. Durch die konsequente Überprüfung von Hygienemaßnahmen, Notfallplänen und weiteren sicherheitskritischen Prozessen wird das Risiko für Patienten minimiert und das Vertrauen in die Einrichtung gestärkt.

Vorteile im Bereich der Patientensicherheit:

• Proaktive Risikoidentifikation: Audits ermöglichen es, potenzielle Schwachstellen in der Sicherheitsstruktur frühzeitig zu entdecken und gezielt zu beheben.
• Compliance mit gesetzlichen Vorgaben: Audits sichern die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und reduzieren das Risiko von rechtlichen Konsequenzen, die durch Sicherheitsmängel entstehen könnten.
• Förderung des Vertrauens: Patienten fühlen sich sicherer und besser aufgehoben, wenn sie wissen, dass die Praxis oder Klinik regelmäßig überprüft und verbessert wird.

Eine strukturierte QM-Software wie die von vismed. unterstützt bei der lückenlosen Dokumentation sicherheitsrelevanter Prozesse und gewährleistet so die nachhaltige Einhaltung hoher Standards.

Optimierung interner Abläufe und Effizienzsteigerung

Audits bieten Praxen und Einrichtungen die Gelegenheit, interne Abläufe systematisch zu prüfen und Verbesserungspotenziale zu erkennen. Die Analyse und Optimierung von Arbeitsabläufen, Personalplanung und Kommunikationsstrukturen schafft eine effiziente und reibungslose Arbeitsumgebung, in der das Team besser koordiniert zusammenarbeitet und Aufgaben optimal verteilt werden.

Effizienzsteigernde Vorteile der Audits:

• Verbesserte Ressourcennutzung: Durch die Identifizierung ineffizienter Prozesse können Ressourcen zielgerichteter eingesetzt und Engpässe vermieden werden.
• Standardisierung von Prozessen: Audits helfen, Arbeitsabläufe zu standardisieren, was zu einer höheren Effizienz und geringeren Fehlerquoten führt.
• Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit: Ein gut strukturiertes QM-System schafft Transparenz und ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihre Aufgaben effektiver und mit höherer Motivation zu erfüllen.

Mit vismed. können Teams den gesamten Auditprozess digital abbilden und gezielt Arbeitsabläufe analysieren. Dadurch werden notwendige Änderungen rasch umgesetzt, was den Praxisalltag erheblich vereinfacht.

Kostenreduktion und langfristige Effizienz durch Qualitätsmanagement-Audits

Ein gut durchgeführtes Qualitätsmanagement-Audit hilft, Prozesse zu verbessern und somit Kosten langfristig zu senken. Dies gilt vor allem für Bereiche, in denen ineffiziente Abläufe oder ungenutzte Ressourcen zu finanziellen Belastungen führen können. Indem regelmäßig Schwachstellen aufgedeckt und beseitigt werden, können unnötige Ausgaben vermieden werden, und Wiederholungsaudits entfallen.

Wirtschaftliche Vorteile der Auditierung:

• Kostenminimierung durch Fehlervermeidung: Audits helfen, Fehlerquellen frühzeitig zu erkennen, was die Folgekosten durch Fehlbehandlungen, Nacharbeit oder Compliance-Verstöße erheblich reduziert.
• Effiziente Ressourcennutzung: Ressourcen wie Material, Zeit und Personal können nach einem Audit gezielter und effektiver eingesetzt werden.
• Vermeidung von Wiederholungsaudits: Durch die Behebung aller festgestellten Abweichungen beim ersten Audit lassen sich weitere Prüfungen und zusätzliche Kosten vermeiden.

Digitale QM-Lösungen wie die von vismed. unterstützen dabei, alle Audit-Ergebnisse und zugehörigen Maßnahmen zentral zu dokumentieren und deren Umsetzung kontinuierlich zu verfolgen. So wird die langfristige Effizienz und Kostenkontrolle erleichtert.

Verbesserung des Images und der Wettbewerbsfähigkeit

In einem zunehmend wettbewerbsorientierten Gesundheitsmarkt ist ein gutes QM-System ein wesentlicher Faktor für den Erfolg. Ein nachweislich hochwertiges Qualitätsmanagement signalisiert Patienten und Kooperationspartnern, dass die Einrichtung Wert auf höchste Standards legt und sich kontinuierlich weiterentwickelt. Ein positives Image und eine starke Wettbewerbsposition schaffen langfristige Vorteile und erhöhen die Attraktivität der Praxis.

Image- und wettbewerbsfördernde Vorteile:

• Sichtbarer Qualitätsnachweis: Ein erfolgreich durchgeführtes Audit zeigt nach außen, dass die Praxis oder Einrichtung höchste Qualitätsanforderungen erfüllt.
• Vertrauen und Patientenzufriedenheit: Patienten schätzen Einrichtungen, die sich durch regelmäßige Audits nachweislich um Qualität bemühen, was die Patientenzufriedenheit und -bindung stärkt.
• Attraktivität als Arbeitgeber: Mitarbeiter ziehen Einrichtungen vor, die hohe Qualitätsstandards bieten und die Einhaltung dieser durch regelmäßige Audits überprüfen lassen.

Mit vismed. haben Sie alle Maßnahmen und Dokumentationen zentral gebündelt und können so jederzeit nachweisen, wie qualitätsbewusst Ihre Praxis oder Einrichtung arbeitet. Dies trägt zur langfristigen Positionierung und zum guten Ruf bei.