Was versteht man unter Qualitätsmanagement im MVZ?

Unter Qualitätsmanagement im MVZ versteht man systematisch eingeführte Verfahren und Instrumente zur Sicherstellung, Bewertung und kontinuierlichen Verbesserung der Versorgungsqualität. Ziel ist es, Abläufe zu schaffen, die sowohl Patient:innen als auch Mitarbeitende nutzen und wirtschaftlich tragfähig sind. Anders als in Einzelpraxen, zeichnen sich MVZ durch größere Strukturen, interdisziplinäre Teams und mehrere Standorte aus – was spezifische Anforderungen an QM stellt.

QM MVZ | Gesetzliche Grundlagen und Anforderungen

Die Herausforderungen für MVZs beim Aufbau eines funktionierenden QM-Systems

Die Einführung eines wirksamen Qualitätsmanagementsystems (QM) stellt medizinische Versorgungszentren (MVZs) vor besondere Herausforderungen. Anders als klassische Einzel- oder Gemeinschaftspraxen sind MVZs in ihrer Struktur oft komplexer organisiert, was spezifische Anforderungen an das QM mit sich bringt.

Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die typischen Stolpersteine – und warum gerade deshalb ein durchdachtes, digitales QM-System essenziell ist:

Erfolgsfaktoren für ein wirksames QM-System im MVZ

1. Verankerung in der Führungsebene

   • QM ist Chefsache: Die Geschäftsführung oder ärztliche Leitung muss das Qualitätsmanagement aktiv unterstützen und als strategisches Führungsinstrument verstehen.
   • Klare Zielsetzung: QM-Maßnahmen sollten mit den Zielen des MVZ (z. B. Patientenorientierung, Wirtschaftlichkeit, Mitarbeitersicherheit) verknüpft werden.
   • Verantwortlichkeiten festlegen: Benennung einer QM-Verantwortlichen Person oder eines internen QM-Teams mit festen Zuständigkeiten.

2. Gelebte Qualitätskultur im gesamten Team

   • Einbindung aller Mitarbeitenden: QM funktioniert nur, wenn alle Berufsgruppen – von der Verwaltung über die medizinischen Fachkräfte bis zu den Ärzt:innen – einbezogen werden.
   • Kommunikation fördern: Offene Feedback-Kultur, regelmäßige Teammeetings und transparente Informationen sind entscheidend.
   • Fehler als Lernchance: Ein modernes QM-System ermutigt zur Meldung von Fehlern oder Verbesserungsvorschlägen – ohne Schuldzuweisungen.

3. Kontinuierliche Verbesserung (PDCA-Zyklus)

   • Plan – Do – Check – Act: Dieser zyklische Prozess bildet das Herzstück jedes wirksamen QM-Systems.
   • Plan: Verbesserungspotenziale identifizieren, Maßnahmen planen
   • Do: Maßnahmen umsetzen
   • Check: Wirksamkeit analysieren
   • Act: Prozesse anpassen, Standards überarbeiten
   • Regelmäßige Audits: Interne Überprüfungen decken Schwachstellen auf und machen Fortschritte sichtbar.
   • Kennzahlen und Indikatoren: Diese helfen dabei, Qualität messbar zu machen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

4. Schulung und Qualifikation

   • Strukturierte Einarbeitung: Neue Mitarbeitende sollten in die QM-Prozesse und ‑Dokumente eingeführt werden – digital unterstützt und dokumentiert.
   • Regelmäßige Fortbildungen: Auch langjährige Teammitglieder profitieren von praxisnahen Schulungen zu Hygiene, Datenschutz, Kommunikation u. v. m.
   • Nachweisdokumentation: Jede absolvierte Schulung sollte systematisch erfasst werden – im Idealfall automatisiert durch ein digitales System.

5. Digitale Unterstützung und Prozessautomatisierung

   • Zentrale QM-Plattform: Ein digitales System bündelt alle relevanten Informationen und sorgt für standortübergreifende Transparenz.
   • Dokumentenlenkung: Versionierung, Lesebestätigungen und Aktualisierungspflichten lassen sich automatisieren – und damit rechtssicher gestalten.
   • Maßnahmenmanagement: Offene Aufgaben, Fristen und Zuständigkeiten sind jederzeit nachvollziehbar.
   • Benutzerfreundlichkeit: Ein intuitives System erhöht die Akzeptanz und reduziert Schulungsaufwand.

Digitale Lösungen für Ihr QM im MVZ

Warum digitale Lösungen für MVZs unverzichtbar sind

Die Anforderungen an das Qualitätsmanagement in medizinischen Versorgungszentren (MVZ) steigen kontinuierlich – sowohl auf gesetzlicher als auch auf organisatorischer Ebene. Gleichzeitig wächst der Bedarf, Prozesse effizienter, transparenter und fehlerfreier zu gestalten. Die Antwort auf diese Herausforderungen liegt in der konsequenten Digitalisierung des Qualitätsmanagements.

Moderne QM-Systeme wie vismed.de bieten nicht nur die erforderliche Rechtssicherheit, sondern entlasten Ihr Team, fördern die Mitarbeitereinbindung und schaffen die Grundlage für ein zukunftssicheres MVZ.

Kernfunktionen eines digitalen QM-Systems – am Beispiel von vismed.de

1. 📋 Dokumentenlenkung und Versionskontrolle

   • Pflege und Verwaltung von Verfahrensanweisungen, Checklisten, SOPs
   • Automatische Versionsführung und Lesebestätigungen
   • Zugriffsrechte individuell steuerbar je nach Funktion und Standort

2. 🎓 Schulungsmanagement

   • Verwaltung und Nachweis aller internen Schulungen und Fortbildungen
   • Automatische Erinnerungen an Rezertifizierungen oder Pflichtunterweisungen
   • Zentrale Übersicht über den Qualifikationsstand aller Mitarbeitenden

3. 📊 Maßnahmenmanagement

   • Planung, Delegation und Nachverfolgung von Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen
   • Eskalationsstufen bei Fristüberschreitungen
   • Übersichtliche Darstellung offener und abgeschlossener Aufgaben

4. 🔍 Audit- und Feedbackfunktionen

   • Durchführung interner Audits direkt im System
   • Integration von Patientenfeedback und Mitarbeiterrückmeldungen
   • Auswertung und Monitoring über integrierte Dashboards

5. 🔐 Datenschutz und Compliance

   • Hosting auf deutschen Servern nach DSGVO-Standards
   • Zugriffskontrolle, Protokollierung aller Aktivitäten
   • Integration von Datenschutzrichtlinien und Mitarbeiterschulungen