Interne Kommunikation als Bestandteil des Qualitätsmanagements

Ein gutes QM-System inkl. MDR für Humanmediziner, Zahnärzte, Kieferorthopäden und Dentallabore, kann einen wertvollen Beitrag zur internen Kommunikation in einer Praxis oder einem Labor beitragen. Diese wiederum fördert das miteinander, klärt Strukturen und Verantwortlichkeiten. Das Ergebnis: effizientere Prozesse und weniger Frust.

Die Interne Kommunikation bezeichnet die ist die direkte oder indirekte Kommunikation zwischen allen Mitarbeitern eines Unternehmens. Ein einheitlicher, unternehmenstypischer Sprachgebrauch hilft nicht nur externen Personen, die „Sprache“ des Unternehmens wiederzuerkennen, sie unterstützt auch die Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit. So werden beispielsweise Geschäftsprozesse (z. B. Behandlungsfälle) nicht nur definiert sondern auch einheitlich benannt. Insgesamt ist die Interne Kommunikation eine der tragenden Säulen eines erfolgreichen Qualitätsmanagements und sollte daher von der Unternehmensleitung aktiv gefördert werden.

In vismed. QM sind wichtige Tools bereits vorkonfiguriert:

Teamsitzungen

Teammeetings, die in regelmäßigen Intervallen, mindestens jedoch alle vier Wochen, abgehalten werden sollten, können über das QM einfach geplant, vorbereitet und anschließend dokumentiert werden. Die Aufgaben werden erfasst und auch die Umsetzung kann über das QM nachgehalten werden.

Dokumentationen

vismed. QM bietet ein vorkonfiguriertes Besprechungsprotokoll, dass alle Protokoll-relevanten Inhalte aufgreift. Hierzu zählen Datum und Teilnehmer ebenso, wie die vereinbarten Aufgaben, Ziele und Maßnahmen, die Deadlines und die verantwortlichen Personen. Die Protokolle können anschließend ins QM hochgeladen werden.

Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter benötigt viel Zeit und Aufwand und viele der zu vermittelnden Inhalte betreffen das Unternehmen oder interne Prozesse und sind für jeden neuen Mitarbeiter gleich. Hierzu gehören eine Einführung in die Arbeitsumgebung und das Telefonsystem, Verträge und Verantwortlichkeiten, das QM selbst, Datenschutz und Arbeitssicherheit um nur einige Punkte zu nennen. Informationen, die den persönlichen Aufgabenbereich betreffen, sind im Idealfall bereits in den Stellenbeschreibungen ausführlich definiert. Hierzu rechnet man beispielsweise die Einarbeitung in Maschinen und interne Prozesse. Im QM laufen zudem Checklisten und Besprechungsprotokolle der letzten Sitzungen zusammen, die ebenfalls zur Einarbeitung verwendet werden sollten.

Mitarbeiterbefragung

Es geht nichts über ein positives Arbeitsklima und transparente Strukturen und Prozesse. Ein stetiger und aktueller Informationsaustausch kann sehr deutlich zur Motivation der Mitarbeiter und zur Steigerung der Arbeitseffizienz beitragen. Aber nicht nur das. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter nach deren Zufriedenheit, nach Verbesserungsvorschlägen oder ihren Sorgen. Sind sie mit Arbeitsmitteln und Aufgaben zufrieden? Stehen alle Materialien und Informationen wie benötigt zur Verfügung? Welche Verbesserungsvorschläge haben sie?

Lesetipp: Tolle Studie zum Thema Qualitätsmanagement Zahnarztpraxis

Eine intensive und aktiv geförderte Kommunikation zwischen den Mitarbeitern hat viel zu viele Vorteile, als dass man es sich leisten könnte, auf sie zu verzichten. vismed. QM hilft Ihnen dabei.

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